Datenschutzordnung

Präambel

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der BSV die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Bürger-Schützen-Verein Wevelinghoven 1924 e.V. (BSV) verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Schützenfestes und anderen Veranstaltungen oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins) sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und nur bei Vorliegen einer Einwilligung oder gesetzlichen Verpflichtung an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im BSV, der Corps und der Schützenzüge, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der BSV verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der BSV nur soweit für das betreffende Mitglied erforderlich und von diesem mitgeteilt, insbesondere die folgenden Daten: Name, Vorname, Land, Postleitzahl, Ort, Orts-/ Stadtteil, Straße, Hausnummer, Telefonnummern (dienstlich, privat, Handy), Faxnummern, E-Mail-Adresse privat, dienstlich), Bankverbindung, Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, Corps- und ggf. Zugbezeichnung, Zugname, Funktionen in BSV, Corps, Zug, Ehrungen, Ehrenmitgliedschaft, Zugehörigkeit zu auswärtigen Schützen- und Heimatvereinen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in den Vereinsrundschreiben und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Ergebnisse des Vogelschusses, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des BSV werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Corpsvorstände und sonstiger Funktionsträger mit Vorname, Nachname, Amt bzw. Funktion veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im BSV

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Funktional ist die Aufgabe dem stellvertretenden Schriftführer, Alex Klömpges, und im Vertretungsfall dem Beisitzer Jörg Naßenstein zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der stellvertretende Schriftführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträgern im BSV (z.B. Vorstandsmitgliedern, Corpsleitern, Zugführern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der BSV einen E-Mail-Account ein (info@bsv-wevelinghoven.info), der im Rahmen der internen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „Bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im BSV, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Corpsleiter, Zugführer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im BSV in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der BSV einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der BSV unterhält einen zentralen Auftritt. Die Einrichtung und Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegt dem Schriftführer Nikolai Dohlen. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn vorgenommen werden.

2. Der Schriftführer ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Online-Auftritt verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BSVs dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde am 26.09.2018 durch den Gesamtvorstand des Bürger-Schützen-Vereins Wevelinghoven 1924 e.V. beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des BSVs am 03.10.2018 in Kraft.